บริการรับฝากเอกสารแบบแฟ้ม (File Storage) สำหรับธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัว

บริการรับฝากเอกสารแบบแฟ้ม (File Storage) สำหรับธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัว

หากธุรกิจของคุณยังต้องพึ่งพาเอกสารสำคัญที่เป็นกระดาษ และต้องการการเข้าถึงที่รวดเร็ว พร้อมกับการจัดการที่ละเอียดกว่าการเก็บแบบกล่อง บริการ "รับฝากเอกสารแบบแฟ้ม" (File Storage) คือคำตอบที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพและความปลอดภัย

บริการ File Storage แตกต่างจากการเก็บแบบกล่อง (Box Storage) ตรงที่ เราไม่ได้เก็บเอกสารทั้งกล่อง แต่จะทำการจัดเก็บและจัดการเอกสารของคุณ รายแฟ้ม (Folder Level) หรือ รายชุดเอกสาร (Item Level) ทำให้คุณสามารถเรียกใช้หรือตรวจสอบสถานะของเอกสารได้อย่างแม่นยำและคล่องตัวยิ่งขึ้น

File Storage คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร?

บริการรับฝากเอกสารแบบแฟ้ม คือการนำเอกสารสำคัญของคุณไปจัดเก็บในคลังเอกสารที่ได้มาตรฐาน โดยเน้นการจัดเรียง การทำดัชนี และการควบคุมอย่างละเอียดในระดับแฟ้มหรือไฟล์เอกสารแต่ละรายการ

1. ความแม่นยำในการค้นหาและเรียกใช้

• ค้นหาได้ทันที: เนื่องจากมีการทำดัชนีในระดับแฟ้ม ทำให้คุณสามารถระบุ หมายเลขแฟ้ม, ชื่อเรื่อง, วันที่ หรือประเภทเอกสาร เพื่อเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องค้นหาจากชื่อกล่องขนาดใหญ่

• การเข้าถึงที่เฉพาะเจาะจง: หากคุณต้องการเอกสารเพียง 1 แฟ้มจากหลายร้อยแฟ้ม เราสามารถนำแฟ้มนั้นออกมาและนำส่งให้คุณได้ทันที ลดเวลาการค้นหาในสำนักงานของคุณเอง

2. ความปลอดภัยสูงสุดในระดับรายการ

• การควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวด: เอกสารจะถูกจัดเก็บในพื้นที่ที่ปลอดภัยสูง พร้อมระบบควบคุมความชื้นและอุณหภูมิที่เหมาะสม เพื่อรักษาคุณภาพของกระดาษ

• การตรวจสอบย้อนกลับ (Audit Trail): ทุกการเคลื่อนไหวของแฟ้ม ตั้งแต่การนำฝาก การเรียกใช้ ไปจนถึงการทำลาย จะถูกบันทึกในระบบอย่างละเอียด ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังและมั่นใจในความลับของข้อมูลได้

3. ประหยัดพื้นที่และลดความซับซ้อน

• ลดพื้นที่จัดเก็บในสำนักงาน: ปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลการจัดเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องใช้บ่อย เพื่อให้พื้นที่ของคุณเป็นอิสระสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญกว่า

• ยืดหยุ่นกว่า: หากคุณมีการจัดเรียงเอกสารเป็นแฟ้มไว้อย่างดีอยู่แล้ว บริการนี้จะช่วยรักษาระบบการจัดเรียงเดิมของคุณไว้ พร้อมทั้งมอบการดูแลรักษาที่ดีกว่าการเก็บไว้เอง

บริการรับฝากเอกสารแบบแฟ้ม เหมาะกับใคร?

บริการนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่:

• มีเอกสารที่มีความสำคัญสูง: เช่น สัญญาทางกฎหมาย, ทะเบียนประวัติพนักงาน, หรือเอกสารทางการเงินที่ต้องมีการเรียกใช้เป็นครั้งคราว

• ต้องการการค้นหาแบบละเอียด: ต้องการความสามารถในการค้นหาเอกสารตามชื่อลูกค้า, หมายเลขบัญชี, หรือปีที่จัดทำ

• ต้องการลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติงาน: มั่นใจได้ว่าการจัดการเอกสารเป็นไปตามมาตรฐานการจัดเก็บและรักษาความลับของข้อมูล

เปลี่ยนภาระเอกสารให้กลายเป็นสินทรัพย์ที่เข้าถึงได้ง่ายและปลอดภัย ด้วยบริการรับฝากเอกสารแบบแฟ้มของเรา

สนใจรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการทำดัชนี การรักษาความปลอดภัย หรืออัตราค่าบริการหรือไม่? ติดต่อเราได้ทันที!